Voordat een schuldeiser die een vordering heeft op een particulier (= een natuurlijke persoon, niet handelende in de uitoefening van een beroep of bedrijf) aan zijn schuldenaar incassokosten in rekening mag brengen, moet er éérst een (schriftelijke) aanmaning aan die schuldenaar worden verstuurd. Deze aanmaning moet voldoen aan aantal wettelijk voorgeschreven eisen.

Één van deze vereisten is dat de schuldeiser pas recht heeft op vergoeding van de door hem gemaakte incassokosten (ook wel genaamd; “buitengerechtelijke kosten”) als hij eerst zijn schuldenaar in de gelegenheid heeft gesteld om alsnog vrijwillig te betalen “binnen een termijn van (minimaal) veertien dagen, aanvangende de dag na (ontvangst van de) aanmaning”. Dit wordt ook wel een “veertiendagenbrief” genoemd.

Het hof Den Haag heeft eind vorig jaar een interessante uitspraak gedaan over een aan een particulier gerichte aanmaning c.q. veertiendagenbrief die, hoewel een termijn van zelfs méér dan veertien dagen was gesteld, namelijk zestien dagen, volgens het Hof (toch) niet aan het hiervoor bedoelde vereiste voldeed. Wat speelde er in deze zaak?

Hof Den Haag, 26 september 2017 (ECLI:NL:GHDHA:2017:2635)

Een verhuurder (X) had zijn schuldenaar, een particuliere huurder (Y) een sommatie verstuurd waarin was vermeld dat Y de achterstallige huurpenningen "binnen 16 dagen na heden" moest betalen, bij gebreke waarvan Y een ‘xx’ bedrag aan buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd zou zijn.

Prima sommatie, zou je wellicht op het eerste gezicht zeggen, Y werd zelfs een langere termijn dan 14 dagen gegund om alsnog na te komen, echter niets bleek minder waar. Onder verwijzing naar een arrest van de Hoge Raad d.d. 25 november 2016 (ECLI:NL:HR:2016:270) oordeelde het Hof namelijk dat de brief van X niet voldeed aan de wettelijke eisen (artikel 6:96 lid 6 BW) en het resultaat was dat de vordering van appellante / schuldeiser tot vergoeding van de door haar gevorderde incassokosten / buitengerechtelijke kosten werd afgewezen.

De ‘fout’ van appellante/schuldeiser in de hierboven besproken zaak zat hem niet in de vermelde ’zestien dagen’ (in tegendeel, De Hoge Raad heeft juist uitgemaakt dat het schuldeisers vanzelfsprekend vrijstaat een langere termijn dan de wettelijke termijn van veertien dagen te geven om alsnog na te komen, bijvoorbeeld 15, 16 of 20 dagen), maar in de woordjes ‘na heden’. Indien er in de brief van X in plaats van “binnen 16 dagen na heden” had gestaan “binnen 14 (of 16 of 20 etc.) dagen nadat u deze brief heeft ontvangen" had de sommatiebrief van X wèl voldaan aan de hiervoor genoemde wettelijke vereisten en waren de gevorderde incassokosten wèl toegewezen.

Relevantie voor de praktijk

Uit de hiervoor genoemde uitspraak blijkt wel het belang van een juiste, zorgvuldige formulering van een juridisch schrijven, zoals bijvoorbeeld de “veertiendagen brief”. Het is van belang dat de schuldenaar in deze aanmaningsbrief duidelijk erop wordt gewezen wannéér de termijn van (minimaal) veertien dagen aanvangt, namelijk “na ontvangst van deze brief”. Indien dit wordt nagelaten, verspeelt de schuldeiser in beginsel het recht op betaling van de buitengerechtelijke incassokosten.

Aangezien het tenslotte de schuldeiser is die moet kunnen bewijzen dat en op welke dag de schuldenaar de '14 dagen brief' op zijn laatst heeft ontvangen, wijs ik erop dat een aangetekende brief met bericht van ontvangst valt aan te bevelen.